Membuka presentasi kosong dan langsung mengisinya tampaknya adalah cara paling logis untuk membuat presentasi. Orang-orang menambahkan apa yang dirasa relevan, mencoba membuatnya terlihat rapi, dan berharap audiens mengikutinya. Hasilnya biasanya adalah presentasi yang kurang efektif, karena tidak pernah dibuat dengan tujuan yang jelas.
Hal terbaik yang bisa Anda lakukan sebelum menyentuh satu slide pun adalah memutuskan jenis presentasi apa yang cocok untuk Anda. Satu keputusan itu akan memberi tahu Anda berapa banyak slide yang harus ditargetkan, berapa banyak teks yang harus ada di setiap slide, apakah akan mengedepankan data atau cerita, dan apa yang harus dipikirkan atau dilakukan audiens setelahnya.
Panduan ini mencakup enam jenis presentasi yang secara bersama-sama mencakup sebagian besar kebutuhan presentasi para profesional. Untuk setiap jenis, Anda akan menemukan kapan digunakan, apa yang membuatnya berbeda secara struktural dari yang lain, jumlah slide ideal yang didukung data nyata, dan tips cepat untuk melakukannya dengan benar. Enam jenis di bawah ini adalah yang paling mungkin ada di jadwal Anda dalam waktu dekat.
TL;DR
- Pitch deck, dek penjualan, dek eksekutif atau dewan, pidato utama, pembaruan proyek, dan dek pelatihan mencakup sebagian besar presentasi yang perlu dibuat oleh sebagian besar profesional.
- Setiap jenis memiliki tujuan, struktur, dan panjang ideal yang berbeda, dan mencampuradukkan strukturnya adalah salah satu cara tercepat untuk kehilangan perhatian audiens, bahkan ketika kontennya bagus.
- Dengan Presentations.ai, Anda menjelaskan jenis presentasi yang Anda buat, dan AI secara otomatis menghasilkan struktur, tata letak, dan nada yang tepat
Ikhtisar Singkat: Enam Jenis Presentasi Sekilas
1. Pitch Deck
Pitch deck adalah presentasi yang Anda buat ketika Anda mencoba mengumpulkan dana dari investor, komite hibah, program akselerator, atau pemberi pinjaman bank.
Kapan pitch deck digunakan?
- Penggalangan dana tahap awal dan benih dengan investor malaikat atau perusahaan modal ventura
- Aplikasi akselerator dan inkubator
- Presentasi kompetisi, seperti acara startup atau kontes rencana bisnis
- Diskusi kemitraan di mana Anda perlu menunjukkan visi dan daya tarik Anda
Apa yang membedakan pitch deck?
Pitch deck mengikuti alur cerita yang biasanya mencakup masalah, solusi, ukuran pasar, cara kerja produk, model bisnis, bukti traksi, tim, dan permintaan. Setiap slide dalam urutan tersebut ada untuk menjawab pertanyaan investor sebelum investor mengucapkannya.
Jumlah slide ideal
12 slide. Data dari Visible VC, yang menganalisis ribuan pitch deck yang dibagikan kepada investor, menemukan bahwa deck dengan tingkat penyelesaian 100% rata-rata memiliki 12,2 slide.
Tips cepat untuk membuat pitch deck yang tepat
- Mulailah dengan masalah, bukan produk Anda.
- Batasi hingga 12 slide untuk pertemuan pertama. Deck yang ringkas memaksa Anda untuk fokus pada hal-hal penting: masalah, solusi, pasar, traksi, dan permintaan.
- Sampaikan permintaan Anda di awal. Di slide kedua atau ketiga. Nyatakan dengan jelas berapa banyak yang Anda butuhkan dan apa yang akan Anda lakukan dengannya.
- Gunakan pembuat slide Presentations.ai untuk membuat draf pertama pitch deck dari perintah singkat.
- Presentations.AI memiliki alur kerja khusus untuk para pendiri dan tim tahap awal yang secara otomatis membuat pitch deck berdasarkan narasi investor standar.
2. Sales Deck
Sales deck adalah apa yang Anda gunakan saat Anda presentasi kepada calon pelanggan. Tujuannya adalah untuk menggerakkan prospek dari rasa ingin tahu menjadi yakin, dan idealnya dari yakin menjadi berkomitmen.
Kapan dek penjualan digunakan?
- Diskusi awal atau sesi demo dengan calon pelanggan baru
- Proposal formal disajikan kepada komite pembelian atau tim pengadaan
- Demonstrasi produk untuk calon pelanggan yang perlu melihat solusi secara detail
- Presentasi penggantian kompetitor, di mana Anda mengajukan argumen untuk beralih dari kompetitor
- Diskusi perpanjangan dan upsell dengan pelanggan eksisting
Apa yang membuat dek penjualan berbeda?
Dek penjualan ditujukan kepada pembeli yang mengevaluasi produk Anda sebagai jawaban atas masalah spesifik yang mereka hadapi saat ini. Dek yang berhasil adalah yang membuat calon pelanggan melihat situasi mereka sendiri, bahasa mereka sendiri, dan masalah mereka sendiri tercermin di dalamnya.
Jumlah slide ideal
10 hingga 15 slide. Penelitian dari Cirrus Insight menetapkan titik optimal pada 10 hingga 15 slide. Data dari Vibe lebih spesifik: dek dengan 10 hingga 11 slide rata-rata memiliki 22% lebih banyak keterlibatan dan retensi yang lebih baik dibandingkan format yang lebih panjang. Dek dengan lebih dari 18 slide menunjukkan penurunan signifikan dalam keterlibatan dan penyelesaian.
Tips cepat untuk menyusun dek penjualan yang tepat
- Gunakan hasil nyata pelanggan daripada daftar fitur. Hasil spesifik yang dicapai pelanggan Anda hampir selalu lebih berdampak daripada daftar poin kemampuan.
- Sertakan slide yang menjawab dua atau tiga keberatan yang paling sering Anda dengar.
- Akhiri dengan langkah selanjutnya yang spesifik dan minim hambatan.
- Lihatlah cara membuat slide presentasi yang menghasilkan konversi selengkapnya tentang struktur slide dan hierarki visual dalam konteks penjualan.
3. Presentasi Eksekutif dan Dewan
Audiens memiliki waktu terbatas, sangat terinformasi, dan tidak tertarik untuk dijelaskan detail yang bisa mereka baca sendiri. Yang mereka butuhkan adalah informasi yang tepat dalam struktur yang benar untuk membuat keputusan.
Kapan dek eksekutif atau dewan digunakan?
- Rapat dewan triwulanan dan briefing investor
- Sesi perencanaan strategis dan tinjauan tahunan
- Permintaan persetujuan anggaran antar departemen
- Tinjauan keputusan 'go' atau 'no-go' untuk proyek-proyek besar atau langkah pasar
- M&A dan evaluasi investasi besar
Apa yang membuat dek eksekutif berbeda?
Dek eksekutif dibuat untuk orang-orang yang akan memindai, melompat-lompat, dan datang dengan opini yang sudah terbentuk. Slide yang membutuhkan tiga menit untuk dicerna tidak akan mendapatkan tiga menit. Ia hanya akan mendapatkan sekilas pandang dan sebuah pertanyaan.
Kepadatan data dalam presentasi dewan diharapkan dan disambut baik, tidak seperti dalam pidato utama atau sesi pelatihan. Tabel perbandingan, kartu skor, dan tata letak opsi berdampingan adalah standar. Namun data harus selektif: sertakan hanya metrik yang penting untuk keputusan yang dibuat, bukan semua yang Anda lacak.
Jumlah slide ideal
10 hingga 15 slide, dengan 12 slide disebut sebagai batas maksimum praktis untuk dek utama oleh berbagai sumber, termasuk Winning Presentations dan A1 Slides. Lebih dari 15 slide, anggota dewan akan kehilangan minat atau mulai melompati slide.
Kiat singkat untuk menyusun presentasi eksekutif yang tepat
- Sampaikan rekomendasi di slide kedua. Setiap slide berikutnya menjadi bukti yang mendukung keputusan yang audiens sudah tahu Anda usulkan.
- Sampaikan rekomendasi Anda dengan jelas dan jelaskan alasannya.
- Kirim materi pra-baca 48 hingga 72 jam sebelum rapat
- Pelajari lebih lanjut tentang prinsip desain presentasi untuk audiens eksekutif untuk mempertajam struktur Anda sebelum Anda menyusunnya.
4. Pidato Utama dan Presentasi Konferensi
Tujuan pidato utama adalah untuk menggerakkan orang: membuat mereka melihat suatu masalah, peluang, atau peran mereka sendiri dalam sesuatu secara berbeda dari sebelumnya.
Kapan pidato utama digunakan?
- Sesi pembuka atau penutup di konferensi dan acara industri
- Rapat seluruh karyawan perusahaan dan rapat awal tahunan
- Peluncuran produk yang bertujuan menciptakan antusiasme dan momentum
- Upacara penghargaan dan perayaan pencapaian penting
- Pembicaraan kepemimpinan pemikiran
Apa yang membuat pidato utama berbeda?
Pidato utama adalah presentasi yang mengutamakan cerita. Slide ada untuk mendukung kata-kata yang diucapkan.
Secara visual, pidato utama dirancang minimalis. Satu gambar, kutipan singkat, atau pernyataan berani dengan latar belakang penuh akan lebih berdampak daripada slide yang penuh data. Perhatian audiens harus tertuju pada pembicara. Analisis pembicara TED teratas menemukan bahwa pidato yang paling banyak ditonton menggunakan total hanya 8 hingga 25 slide, dan dua dari tujuh teratas bahkan tidak menggunakan slide sama sekali.
Durasi ideal
18 menit adalah batas maksimal, didukung oleh kerangka TED yang ditetapkan oleh Chris Anderson.
Penelitian tentang beban kognitif mendukung kesimpulan yang sama: mendengarkan secara berkelanjutan pada tingkat emosional lebih melelahkan daripada membaca pasif, dan sebagian besar audiens akan kehilangan fokus secara signifikan setelah 20 menit.
Tips cepat untuk menyampaikan pidato utama yang tepat
- Temukan satu cerita spesifik yang menjadi inti seluruh pidato.
- Sederhanakan slide Anda. Jika Anda bisa mengatakannya, kemungkinan besar Anda tidak perlu menuliskannya di slide.
- Berlatihlah lebih banyak daripada jenis presentasi lainnya. Penyampaian adalah faktor utama dampak dalam pidato utama.
- Hormati batas maksimal 18 menit meskipun Anda memiliki slot waktu 30 atau 45 menit.
5. Presentasi Pembaruan Proyek
Tujuan presentasi jenis ini sederhana: memberi tahu pemangku kepentingan tentang status terkini dan menandai hal-hal yang memerlukan perhatian.
Kapan pembaruan proyek digunakan?
- Rapat status proyek mingguan atau dua mingguan untuk pemangku kepentingan non-teknis
- Pertemuan dengan klien dan tinjauan bisnis triwulanan
- Pembaruan kepada dewan direksi dan investor mengenai kinerja perusahaan
- Tinjauan sprint dan retrospektif untuk tim agile
- Sinkronisasi lintas fungsi di mana satu tim melaporkan kemajuan kepada tim lain
Apa yang membuat pembaruan proyek berbeda?
Audiens perlu tahu apa yang telah berubah sejak pembaruan terakhir, apa yang berisiko, dan apakah ada sesuatu yang memerlukan keputusan mereka.
Kesalahan paling umum dalam pembaruan proyek adalah membuatnya dari awal setiap minggu. Kebiasaan itu membuang lebih banyak jam kerja kolektif daripada kebiasaan lain dalam kategori ini. Buat satu templat yang kuat, lalu perbarui datanya setiap siklus.
Jumlah slide ideal
Kurang dari 10 slide. Standar McKinsey untuk pelaporan status menggunakan dek presentasi yang terfokus, seringkali kurang dari 10 slide, dengan lampiran terpisah untuk detail pendukung, sebuah struktur yang telah diadopsi oleh banyak praktisi manajemen proyek di lingkungan korporat.
Kiat cepat agar pembaruan proyek tepat
- Mulai dengan risiko, bukan sorotan. Mengungkap masalah lebih awal membangun kepercayaan lebih besar daripada menyembunyikannya di akhir.
- Buat satu templat yang kuat dan gunakan kembali setiap siklus. Membuat ulang dari awal setiap minggu adalah pemborosan waktu terbesar dalam format ini.
- Gunakan indikator lampu lalu lintas (merah, kuning, hijau) agar audiens dapat menilai status sekilas tanpa membaca setiap baris.
- Siapkan templat pembaruan bermerek di Presentations.ai menggunakan Brand Sync. Setiap pembaruan secara otomatis menggunakan warna dan font merek Anda tanpa perlu pemformatan ulang manual setiap siklus.
6. Dek Pelatihan
Dek pelatihan dibuat untuk membangun kapabilitas. Tujuannya adalah agar mereka mampu melakukan sesuatu yang sebelumnya tidak bisa mereka lakukan.
Kapan dek pelatihan digunakan?
- Orientasi karyawan baru: panduan penggunaan alat, pengenalan proses, tinjauan kebijakan
- Pelatihan pelanggan untuk akun atau pengguna baru setelah produk dibeli
- Peluncuran proses internal
- Pelatihan kepatuhan yang wajib diselesaikan karyawan
Apa yang membedakan dek pelatihan?
Perbedaan utamanya dari sebagian besar jenis presentasi lainnya adalah urutan. Konten pelatihan adalah tentang langkah-langkah dan prosesnya. Setiap slide dalam dek pelatihan perlu menjawab dua pertanyaan bagi peserta didik: apa yang harus saya lakukan pada tahap ini, dan bagaimana ini terhubung dengan apa yang telah ada sebelumnya dan apa yang akan datang selanjutnya?
Jumlah slide ideal
Tidak ada satu angka pun yang berlaku untuk setiap topik pelatihan, tetapi aturan praktisnya adalah satu slide per langkah atau konsep, dengan slide gambaran umum di awal dan ringkasan di akhir.
Tips cepat untuk menyusun dek pelatihan yang tepat
- Tunjukkan gambaran umum proses terlebih dahulu, lalu masuk lebih dalam ke setiap langkah. Berikan peta kepada peserta didik sebelum Anda membawa mereka menjelajahi wilayahnya.
- Gunakan tangkapan layar beranotasi dan langkah-langkah bernomor daripada poin-poin di mana pun Anda bisa. Orang belajar tugas prosedural lebih cepat dari visual daripada dari deskripsi teks langkah-langkah yang sama.
Bagaimana Presentations.ai Menangani Semua Jenis Presentasi
Salah satu frustrasi yang paling umum dengan alat presentasi adalah memulai dari slide kosong dan mencoba mencari tahu strukturnya seiring berjalannya waktu. Berbagai jenis presentasi membutuhkan struktur yang berbeda, dan menemukan titik awal yang tepat untuk setiap jenis biasanya memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.
Dengan Presentations.ai, prosesnya bekerja sebaliknya. Anda memberi tahu AI jenis presentasi apa yang Anda buat, jelaskan topik Anda, dan itu menghasilkan draf terstruktur dengan tata letak, jumlah slide, dan nada yang tepat untuk jenis spesifik tersebut.
Berikut adalah tampilannya dalam praktik:
- Pitch deck: AI menyusun narasi investor. Masalah, solusi, ukuran pasar, daya tarik, tim, dan permintaan; serta menjaga jumlah slide sekitar 12 slide yang menurut data benar-benar diselesaikan oleh investor.
- Dek penjualan: Jelaskan produk Anda dan masalah yang dipecahkannya, lalu dapatkan slide yang disusun berdasarkan perjalanan prospek, dengan tata letak yang dirancang untuk penceritaan berpusat pada pembeli, bukan daftar fitur.
- Dek eksekutif atau dewan direksi: AI menyusun rekomendasi terlebih dahulu, menempatkan bukti pendukung dan opsi di slide berikutnya, sesuai dengan format "keputusan-pertama" yang disukai audiens senior.
- Keynote: Hasilkan struktur slide yang mengutamakan cerita dengan teks minimal dan tata letak penuh yang dirancang untuk presentasi langsung kepada audiens — ringkas secara default, bukan karena kebetulan.
- Pembaruan proyek: Gunakan templat berulang dengan Brand Sync diterapkan sehingga setiap pembaruan memiliki format yang konsisten tanpa perlu pemformatan ulang manual. Siapkan sekali dan perbarui data setiap siklus.
- Dek pelatihan: Masukkan dokumentasi proses atau deskripsi alur kerja Anda dan biarkan AI menyusunnya menjadi modul berurutan dengan tata letak yang sesuai untuk konten instruksional langkah demi langkah.
Keenam jenis ini dapat diekspor ke PowerPoint, dibagikan dengan kontrol akses, dan dilacak keterlibatannya setelah dikirim. Anda dapat mencoba Presentations.ai secara gratis tanpa perlu kartu kredit.
Cara Memilih Jenis Presentasi yang Tepat Sebelum Anda Mulai Membuat
Sebelum Anda membuka alat apa pun dan sebelum Anda mengetik satu kata pun ke dalam slide, jawab pertanyaan ini:
Apa yang seharusnya audiens lakukan, pikirkan, atau rasakan setelah presentasi ini selesai?
Jika jawaban Anda mencakup lebih dari satu kategori, Anda mungkin sedang melihat presentasi hibrida. Solusinya biasanya adalah membagi presentasi Anda menjadi dua bagian yang diberi label jelas, masing-masing mengikuti aturan struktural jenisnya. Jangan menggabungkannya menjadi satu narasi tanpa menandai transisinya. Hibrida tanpa label adalah sumber kebingungan.
Untuk selengkapnya tentang struktur dan desain presentasi, lihat panduan kami tentang desain presentasi dan cara membuat pitch deck yang hebat dari awal.
